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Archives et classement : Gagner du temps, du sens, de la cohérence

PrésentielPrésentiel
2 jour(s)
Prix : Nous consulter
Toulouse (31)
Présentation
Acquérir des méthodes simples pour organiser ses informations, leurs circulations et leur archivage : papier, électroniques.
Des méthodes d’organisation et une préparation à la mise en place d’une GED (gestion électronique de documents).
Objectifs

Identifier les documents et savoir conserver ou jeter

Etre autonome dans les opérations de l’archivage courant des documents

Réaliser un plan de classement, un plan d'archivage et le faire évoluer

Utiliser les outils informatiques pour une gestion efficace

Public visé
Cette formation s'adresse à tous ceux dans l'entreprise qui se perdent dans leurs archives, comment les organiser et où les mettre !
Points forts
Possibilité d’une formation/accompagnement en intra dans le cadre d’un projet de mise en place d’une Gestion Electronique de Document (GED).
Diagnostic/état des lieux des besoins, moyens, habitudes- mise en place d’une stratégie- orientation vers une solution libre et installation (avec le concours d’un expert).
Supports pédagogiques
La méthode employée sera une alternance entre des points théoriques, des démonstrations et des exercices d'application. Les documents remis aux stagiaires comporteront des modes d'emploi de méthode, des références d'outils et des exemples.

Programme

Journée 1
Votre classement à partir d'un objectif de circulation d'information

Faire un inventaire de la documentation courante et des archives :
- les enjeux de la circulation de l'information dans l'entreprise : objectifs et définition des types de documents
- montage d'un outil d'inventaire et jeter
- gestion des archives : durée de conservation des documents

Construire un plan de classement :
- choix du bon système de classement thématiques, alphabétique, numérique, mixte
- conception et réalisation d'un plan de classement commun et évolutif
- codification des documents

Ranger et communiquer avec les utilisateurs :
- choix du matériel et de la signalétique, rangement des dossiers
- mise en place des outils de communication destinés aux utilisateurs


Journée 2
De bons réflexes dans votre gestion informatisée de vos documents

Gestion du plan de classement :
- cohérence du classement papier et du classement papier
- création et utilisation de votre plan de classement sur informatique

Création de bases de données documentaires :
- notion de gestion de veille
- utilisation d'outils de recherche simples

Notion de Gestion Electronique de Documents :
- principes de fonctionnement
- avantages et inconvénients
- exemple d'application
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Organisme de formation
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Cécile CAZALA

Présentation de Cécile CAZALA

31500 Toulouse

06 70 07 86 72

Centre de formation
Toulouse
31500 Toulouse